Ngày mai, một ngày phản ánh kết quả của ngày hôm nay, liên quan đến việc lập kế hoạch trong công việc.
Ít nhất một lần tôi đã nghe qua các câu nói về việc lập kế hoạch, về ảnh hưởng xấu của việc thiếu chuẩn bị trong mọi việc.
"Thất bại trong chuẩn bị là chuẩn bị thất bại", hay "Không lập kế hoạch là chuẩn bị cho sự thất bại".
Cho đến ngày hôm qua, tôi chưa bao giờ nghe nói, hay tìm đọc về lập kế hoạch là gì, cách lập kế hoạch như thế nào cho đúng?
Nếu hiểu một cách đơn giản, "Lập kế hoạch là việc xác định những việc cần làm và cách thức để thực hiện những việc đó". Theo định nghĩa của anh Trần Hoàng Hiệp.
Dù bản kế hoạch đơn giản hay phức tạp, hình thành trong suy nghĩ hay được văn bản hoá đều phải hội đủ các yếu tố về: Nhiệm vụ, Nhân sự, Phương thức, Thời gian, Chi phí, Đo lường, Dự phòng.
Nhiệm vụ của chúng ta là gì?
Khi thực hiện một công việc, chúng ta phải hướng đến mục tiêu cần đạt, đó là cách chúng ta hoàn thành nhiệm vụ của mình. Như vậy, nếu không xác định được mục tiêu, hay được giao nhiệm vụ không rõ ràng, chúng ta khó mà hoàn thành công việc với kết quả tốt được.
Một ví dụ đơn giản: mẹ nhờ ra chợ mua ớt, có thể chúng ta sẽ mang về loại ớt bột thay vì ớt trái, hoặc mang về rất nhiều ớt trái thay vì vài ba trái. Cũng có khi tranh thủ đi lòng vòng đâu đó rồi mới về, đâu biết là mẹ đang chờ để nấu ăn.
Mục tiêu cần phải hội đủ các yếu tố SMART (minh hoạ bên dưới): cụ thể, đo đếm được, khả thi, liên quan đến tầm nhìn chung (hoặc có tính thực tế: Realistic), có thời hạn. Mục tiêu phải cụ thể hoá tầm nhìn, và có thể thực hiện thông qua kế hoạch cụ thể.
 |
| Mục tiêu phải cụ thể hoá tầm nhìn, và có thể thực hiện thông qua kế hoạch cụ thể |
Ai là người thực hiện?
Nội dung này thể hiện yếu tố nhân sự hay nguồn lực con người trong việc lập kế hoạch, chúng ta làm một mình hay có người cộng tác. Tương ứng với mục tiêu cần đạt được, chúng ta cần xác định được ai sẽ là người thực hiện (số lượng người, vai trò...) và tham gia vào thời điểm nào trong kế hoạch. Dù với vai trò hay thời điểm nào, người thực hiện phải có đủ năng lực để hoàn thành công việc của mình, góp phần vào việc hoàn thành mục tiêu chung.
Chúng ta phải làm gì và làm nó như thế nào?
Nội dung này thể hiện cách thức chúng ta hoàn thành công việc. Để đạt được một mục tiêu nhất định, chúng ta cần xác định được công việc nào cần thực hiện, và thực hiện nó như thế nào. Có nhiều cách để hoàn thành một công việc, tuy nhiên, chúng ta cần ra tìm cách tốt nhất.
